Världen står inför en växande vattenkris som är nära kopplad till mänsklighetens mest angelägna utmaningar. Stockholm International Water Institute, SIWI, arbetar globalt för att förändra hur vatten förstås, värderas och hanteras. Som förespråkare och rådgivare visar SIWI hur förbättrad vattenhantering är nyckeln till en rättvisare, mer välmående och motståndskraftig framtid.
SIWI är en stor organisation och deras arbete är globalt. De hade 18 webbplatser för olika projekt, vilket var en stor utmaning och dyrt att underhålla och hantera, samt en mardröm för kommunikationsteamet. De har också flera olika intressenter, från statliga institutioner till privata forskare och vattenexperter. World Water Week, ett årligt evenemang som anordnas av SIWI, samlar mer än 4000 deltagare från hela världen för att diskutera globala vattenfrågor. World Water Week-konferensens livscykel inkluderar att be om förslag från organisationer runt om i världen, utvärdera dem och välja talare för själva konferensen, konferensens program och uppföljningskommunikation. Ledningen förlitade sig i hög grad på ett fåtal webbformulär och e-postutskick av kalkylblad.
Att förstå användarna och intressenterna är avgörande för att utveckla en komplex webblösning. Vi höll en serie workshops för att bättre förstå de olika användarfallen och fånga upp idéerna från både interna och externa intressenter.
Vi skapade en klickbar prototyp som gjorde det möjligt för SIWI att testa lösningen tidigt med en fokusgrupp och få en bättre förståelse för användarna.
Vi arbetade med World Water Week-teamet för att skapa ett processflödesschema från början av planeringen av konferensen till själva konferensen och kommunikationen efteråt. Vi pratade också med de nyckelpersoner som ansvarar för att hantera webbplatsen för att säkerställa att den nya plattformen skulle lösa deras problem och göra planeringen och genomförandet av konferensen mycket enklare.
All SIWIs verksamhet och alla program finns nu samlade på en enda webbplats på en ny digital plattform – Siwi.org. Artiklar och information kan enkelt delas mellan huvudwebbplatsen och mikrowebbplatser. Detta minskar administrationen och gör det möjligt för även små projekt att ha en professionell webbplats, medan stora projekt kan ha omfattande underwebbplatser.
Världsvattenveckan har nu ett komplett konferenshanteringsverktyg som skapats just för deras process och behov. Kalkylblad skickas inte längre ut via e-post. Istället finns det ett starkt system för att acceptera, organisera och utvärdera förslag, skapa scheman och hantera allt före och efter konferensen.